Digitale Signaturen im Treuhandgeschäft: leanrun setzt auf signeer

Digitalisierungsdruck und steigende Anforderungen im Treuhandwesen

Die leanrun ag ist ein Treuhandunternehmen aus Luzern, das für Startups und KMUs Leistungen wie Accounting/Payroll, CFO-as-a-Service und «Fiduciary on demand» erbringt. In diesem Umfeld müssen Verträge, Vollmachten, Jahresabschlüsse, Lohnunterlagen und Mandatsvereinbarungen schnell, rechtskonform und oft standortunabhängig unterzeichnet werden. Papierbasierte Unterschriftsprozesse führen hierbei zu Medienbrüchen, langen Wartezeiten bei Postwegen, diversen Archivierungsfragen und schliesslich Verzögerungen bei der Mandatsaufnahme. Durch steigende Compliance-Anforderungen (DSG, ZertES), klare Rechtsgültigkeiten und Nachweisbarkeitsregelungen (Audit Trail) rückt die elektronische Signatur immer weiter in den Fokus. Zu den häufig genannten Hürden bei Schweizer Treuhandgesellschaften zählen hierbei: zunehmende Datenschutzauflagen und Digitalisierungsdruck, rechtliche Fallstricke rund um E-Signatur-Typen (EES/FES/QES) sowie revisionssichere Aufbewahrung.

Transparenz und Nachweisbarkeit durch Audit Trail

leanrun hat mit signeer von mesoneer ihre bestehenden Abläufe digitalisiert, ohne die juristischen Anforderungen aus den Augen zu verlieren.

• Wegfall der Papierwege: Anstatt Verträge oder Vollmachten per Post zu verschicken, können Mandanten direkt elektronisch signieren. Dabei ist der gesamte Prozess, von der Erstellung bis zur rechtsgültigen Ablage, vollständig digital und standortunabhängig.
• Passende Signaturstufen je nach Dokument: Für interne Freigaben genügt oft eine fortgeschrittene Signatur, während Mandatsverträge oder Jahresabschlüsse eine qualifizierte Signatur benötigen. So wird jeder Vorgang rechtssicher, aber auch pragmatisch abgewickelt.
• Einheitlicher Nachweis: Jeder Signaturvorgang wird mit Zeitstempel und Audit Trail dokumentiert. Damit kann leanrun gegenüber Behörden oder Gerichten jederzeit beweisen, wer wann welches Dokument unterzeichnet hat.
• Mandantenfreundlichkeit: Gerade internationale Kund:innen müssen nicht mehr physisch in Luzern oder Zürich erscheinen – die Identifikation und Signatur kann ohne Medienbruch online erfolgen. So unterstützt leanrun die ortsunabhängige Arbeitsweise ihrer Klienten.

Schnellere Mandatsaufnahme bei maximaler Rechtssicherheit

leanrun hat die Unterschriftsprozesse massiv beschleunigt: Verträge, die früher mehrere Tage unterwegs waren, sind nun oft in wenigen Minuten unterzeichnet. Die Mandatsaufnahme erfolgt schneller, die Durchlaufzeit von Aufträgen ist kürzer und die Kundenerfahrung ist moderner und professioneller. Gleichzeitig wurde das Compliance-Risiko reduziert: leanrun kann sicherstellen, dass jede Unterschrift den rechtlichen Anforderungen entspricht und prüfbar dokumentiert ist. Medienbrüche, doppelte Versionen und unklare Verantwortlichkeiten wurden eliminiert.