Was ist eine einfache elektronische Signatur (EES)?
In der Schweiz und Europa werden elektronische Signaturen gemäss dem ZertES und eIDAS Standard in Einfache Elektronische Signatur (EES), Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES) und Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) unterteilt. Die einfache elektronische Signatur (EES) ist die grundlegendste Form der digitalen Unterschrift. Sie erfordert keine spezielle Identitätsprüfung oder kryptografische Sicherheitsmechanismen. Eine EES kann beispielsweise eine getippte Unterschrift, ein Scan einer handschriftlichen Signatur oder das Anklicken eines „Ich stimme zu“-Buttons sein.
Wann wird die EES verwendet?
Die EES eignet sich für Dokumente, bei denen keine hohen rechtlichen Anforderungen bestehen. Beispiele dafür sind:
- Interne Dokumente: Mitarbeiterbeurteilungen, Berichte oder allgemeine Mitteilungen.
- Bestell- und Auftragsformulare: Für einfache Geschäftstransaktionen ohne komplexe Vertragsbedingungen.
- Einwilligungserklärungen: Zustimmung zu Datenschutzrichtlinien oder allgemeinen Geschäftsbedingungen.
- Einfache Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs): Wenn keine detaillierte rechtliche Absicherung notwendig ist.
Wie funktioniert die EES digital?
Die einfache elektronische Signatur wird häufig über digitale Plattformen oder Softwarelösungen umgesetzt. Dabei können verschiedene Methoden genutzt werden:
- Eingabe einer Unterschrift: Nutzer tippen oder zeichnen ihre Unterschrift direkt in ein digitales Dokument.
- E-Mail-Bestätigung: Eine Signatur wird durch die Bestätigung einer E-Mail-Adresse oder das Anklicken eines Links verifiziert.
- Authentifizierung über Benutzerkonten: Nutzer bestätigen ihre Identität durch das Einloggen in ein bekanntes System.
- Checkboxen und Klick-Mechanismen: Zustimmung durch das Markieren einer Checkbox oder das Anklicken eines Buttons.
Vorteile der digitalen EES
- Schnelligkeit: Dokumente können in Sekunden unterschrieben werden, ohne dass ein physischer Ausdruck erforderlich ist.
- Einfache Handhabung: Keine spezielle Software oder Hardware notwendig.
- Flexibilität: Unterschreiben von überall mit einem internetfähigen Gerät.
- Kostenersparnis: Reduzierung von Druck-, Versand- und Archivierungskosten.
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Frequently asked questions
Eine einfache elektronische Signatur kann auf verschiedene Weise dargestellt werden. Beispiele sind eine eingescannte handschriftliche Unterschrift, die unter ein digitales Dokument eingefügt wird, der Name unter einer E-Mail oder das Anklicken eines „Akzeptieren“-Buttons bei einer Online-Transaktion. Diese Form der Signatur dient als Zustimmung oder Bestätigung, hat jedoch keine hohen Sicherheitsanforderungen.
Laut eIDAS-Verordnung ist eine einfache elektronische Signatur „Daten in elektronischer Form, die einer anderen elektronischen Datei beigefügt oder logisch verknüpft sind und zur Signierung genutzt werden.“ Dies bedeutet, dass jede digitale Markierung, die die Identität des Unterzeichnenden mit einem Dokument verknüpft, als einfache elektronische Signatur gelten kann. Sie bietet jedoch keine garantierte Authentizität oder Integrität.
Eine einfache elektronische Signatur reicht aus, wenn keine besonderen gesetzlichen Anforderungen an die Signatur gestellt werden. Typische Anwendungsfälle sind interne Dokumente, Bestellungen oder einfache Vertragsabschlüsse mit geringem rechtlichem Risiko. Sie eignet sich insbesondere für Vorgänge, bei denen eine schnelle und unkomplizierte Zustimmung erforderlich ist, jedoch keine strenge Identitätsprüfung notwendig ist.
Ja, eine einfache elektronische Signatur ist grundsätzlich rechtsgültig. Allerdings ist sie nicht für alle Dokumente ausreichend. In Fällen mit höheren rechtlichen Anforderungen, wie bei amtlichen Dokumenten oder bestimmten Verträgen, kann eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur erforderlich sein. Unternehmen sollten daher prüfen, welche Signaturart für ihren spezifischen Anwendungsfall geeignet ist.
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