1. Ziele und Anforderungen definieren: Was soll erreicht werden?
Bevor man Anbieter vergleicht, lohnt sich ein klarer Blick nach innen. Welche Probleme sollen gelöst werden?
- Geht es um schnellere Vertragsabschlüsse?
- Sollen papierbasierte Prozesse ersetzt oder rechtliche Anforderungen erfüllt werden?
- Ist eine bestimmte Signaturstufe erforderlich (einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur)?
Auch das erwartete Dokumentenvolumen und die gewünschte Benutzerfreundlichkeit spielen eine Rolle. Je klarer die Ziele, desto besser kann später bewertet werden, ob eine Lösung passt.
2. Anwendungsbereiche und interne Stakeholder identifizieren
Digitale Signaturen betreffen oft mehr als nur die Rechtsabteilung. Folgende Bereiche sind häufig involviert:
- HR: Arbeitsverträge, Onboarding-Dokumente
- Vertrieb: Angebote, Verträge mit Kund:innen
- Einkauf: Lieferantenverträge, Bestellungen
- Geschäftsleitung: Gesellschaftsrechtliche Unterlagen, Protokolle
Frühzeitige Abstimmung mit den betroffenen Abteilungen hilft, interne Akzeptanz zu schaffen und spezifische Anforderungen zu erfassen.
3. Benötigte Signaturarten festlegen: Brauche ich die gleiche Rechtsgültigkeit wie bei handschriftlichen Unterschriften?
Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Klärung, welche der drei gesetzlich definierten Signaturarten – einfache elektronische Signatur (EES), fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) oder qualifizierte elektronische Signatur (QES) – für Ihre Dokumente erforderlich ist, da jede unterschiedliche Anforderungen und rechtliche Wirkung hat.
In vielen geschäftskritischen oder rechtlich relevanten Fällen – etwa bei der Eröffnung von Bankbeziehungen, bei notariellen Dokumenten oder im Austausch mit Behörden – ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) gesetzlich vorgeschrieben.
Wichtig: Eine QES darf nur ausgestellt werden, wenn die unterzeichnende Person zuvor erfolgreich identifiziert wurde. Eine integrierte Identifikation bietet hier grosse Vorteile, da sie den Prozess erheblich vereinfacht und skalierbar macht.
Stellen Sie sich dazu unter anderem folgende Fragen:
- Welche rechtlichen Anforderungen gelten für die jeweiligen Dokumenttypen?
- Müssen bestimmte Formvorgaben eingehalten werden – etwa Schriftformerfordernisse?
- Reicht eine einfache Freigabe, oder braucht es eine nachvollziehbare Identifikation der unterzeichnenden Person?
- Wo ist maximale rechtliche Absicherung notwendig – und wo reicht eine pragmatische Lösung?
Zur Beantwortung dieser Fragen hat mesoneer in den Artikeln zu den einzelnen Signaturarten eine Hilfestellung erstellt. Das soll helfen, den richtigen Einsatzbereich und die Anforderungen besser einzuordnen.
4. Systemlandschaft analysieren: Wie soll die Lösung integriert werden?
Ein zentrales Kriterium für die Wahl einer Signaturlösung ist ihre Integrationsfähigkeit. Dabei hilft oft ein schrittweises Vorgehen:
Beginnen Sie ohne Integration, um schnell erste Ergebnisse zu erzielen, Erfahrungen zu sammeln und den Nutzen zu evaluieren. So lassen sich auch interne Prozesse und Rollenverteilungen frühzeitig testen und optimieren.
Im zweiten Schritt kann dann die technische Integration in bestehende Systeme erfolgen – z. B. in Microsoft 365, Salesforce, SAP oder HR-Software. Dabei sollten folgende Fragen berücksichtigt werden:
- Gibt es bestehende Workflows oder Dokumentenmanagementsysteme, die angebunden werden sollen?
- Wird eine API-Schnittstelle benötigt, um spezifische Anforderungen abzudecken?
- Wie lässt sich die Lösung möglichst reibungslos in die bestehende IT-Landschaft einfügen?
Ein schrittweises Vorgehen reduziert die Komplexität beim Einstieg und erleichtert die interne Akzeptanz – ohne den langfristigen Anspruch auf eine nahtlose Integration aufzugeben.
5. Benutzergruppen und Zugriffsrechte planen
Wer soll signieren – intern und extern? Eine erfolgreiche Einführung berücksichtigt die Nutzerbedürfnisse:
- Wie viele User werden benötigt – dauerhaft oder nur gelegentlich?
- Sollen externe Parteien (z. B. Kund:innen oder Partner) unkompliziert einbezogen werden können?
Ein klares Rollen- und Berechtigungskonzept sorgt für Sicherheit und verhindert Missverständnisse im Alltag.
Besonders effizient wird das Benutzermanagement, wenn die Signaturlösung in den unternehmensweiten Identity Provider (IdP) integriert wird – etwa über Azure AD, ADFS oder Keycloak. So lassen sich Benutzer- und Gruppenrechte zentral verwalten, bestehende Sicherheitsvorgaben einhalten und eine nahtlose Anmeldung (Single Sign-On) ermöglichen.
Das reduziert nicht nur den Administrationsaufwand, sondern erleichtert auch die Einführung in grösseren Organisationen.
6. Rechtliche und regulatorische Rahmenbedingungen prüfen
Digitale Signaturen unterliegen rechtlichen Vorgaben – in der Schweiz etwa dem Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) und in der EU der eIDAS-Verordnung. Prüfen Sie gemeinsam mit der Rechtsabteilung:
- Welche Signaturstufe ist für welche Dokumente notwendig?
- Ist der gewählte Anbieter konform mit den geltenden Vorschriften (z. B. ZertES, eIDAS, DSGVO)?
- Wie werden Audit-Trails und Beweisketten dokumentiert?
Ein zertifizierter Anbieter schafft hier Vertrauen und rechtliche Absicherung – sowohl im nationalen als auch im internationalen Kontext.
7. Anbieter vergleichen und Pilotprojekt starten
Nun beginnt die Auswahlphase: Vergleichen Sie Anbieter anhand der zuvor definierten Kriterien. Achten Sie auf:
- Benutzerfreundlichkeit (UI/UX)
- Integration in bestehende Systeme (z.B. Office365, HR- oder CRM Lösungen)
- Sicherheitsstandards und Hostingstandort
- Support und Schulungsangebote
- Preisstruktur (z. B. pro Signatur, pro User oder pauschal)
Wir bei mesoneer haben genau diese Anforderungen im Blick: Unsere Lösung ist modular aufgebaut, vollständig ZertES- und eIDAS-konform und lässt sich nahtlos in bestehende Prozesse integrieren – vom Einzelvertrag bis zur konzernweiten Signaturstrategie. Während der Einführung begleiten wir unsere Kund:innen eng, unterstützen bei individuellen Herausforderungen und sorgen dafür, dass die Lösung sich optimal in den Arbeitsalltag einfügt.
Frequently asked questions
Eine digitale Signatur wird erstellt, indem einem digitalen Dokument eine Signatur hinzugefügt wird, die dessen Integrität und die Identität des Unterzeichners bestätigt. Dies geschieht in der Regel mithilfe einer Signaturlösung oder eines Online-Dienstes:
- Dokument hochladen oder auswählen
- Signaturtyp auswählen
- Signatur mit einem Mausklick oder einer Authentifizierung ausführen
Viele Anbieter bieten benutzerfreundliche Webplattformen oder die Integration in bestehende Systeme an. Tipp: Die Signaturlösung signeer von mesoneer ist einfach zu bedienen und lässt sich flexibel in Unternehmensprozesse integrieren.
Eine elektronische Signatur kann schnell und sicher über eine digitale Plattform erstellt werden. Der Nutzer wählt die gewünschte Signaturart (einfach, fortgeschritten oder qualifiziert) und signiert das Dokument digital, oft durch eine einfache Authentifizierung.
Mit signeer von mesoneer können Unternehmen alle gängigen elektronischen Signaturarten rechtssicher und benutzerfreundlich umsetzen.
Für eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist ein zertifizierter Vertrauensdienstleister erforderlich. Vor der Unterzeichnung muss der Unterzeichner eindeutig identifiziert werden, z. B. per Videoidentifizierung oder eID. Nach der Identifizierung kann die QES digital erstellt werden – sie ist rechtlich gleichwertig mit einer handschriftlichen Unterschrift.
Praktische Lösung: signeer von mesoneer ermöglicht die einfache Erstellung qualifizierter Signaturen einschließlich integrierter Identifizierung, vollständig konform mit eIDAS und ZertES.
Sie können eine Signatur erstellen, indem Sie ein Dokument in einer digitalen Plattform öffnen, den Signaturtyp auswählen und das Dokument mit einem einzigen Klick digital signieren. Viele Lösungen bieten unterschiedliche Sicherheitsstufen und die Möglichkeit, externe Parteien einzubeziehen.
Empfehlung: mesoneer's signeer unterstützt diesen Prozess einfach und sicher – für interne und externe Signaturen.
Alle Beiträge
Qualifizierte elektronische Signatur (QES) – einfach erklärt
In einer immer digitaleren Welt sind rechtsgültige elektronische Signaturen unerlässlich. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die sicherste und rechtsverbindlichste Form der digitalen Unterschrift. Erfahren Sie, wie die QES funktioniert, wann sie benötigt wird und wie Sie mit signeer von mesoneer Ihre Dokumente sicher und medienbruchfrei unterzeichnen können.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) – einfach erklärt
Rechtsgültige und sichere elektronische Signaturen sind in der digitalen Geschäftswelt unverzichtbar. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) bietet deutlich mehr Sicherheit als die einfache elektronische Signatur (EES), da sie eine verifizierte Identität des Unterzeichners erfordert und technische Schutzmechanismen gegen Manipulationen nutzt. Dadurch bietet sie eine höhere Rechtssicherheit und Beweiskraft, beispielsweise für Geschäftsverträge oder sensible Dokumente. Die FES reicht jedoch nicht aus, wenn gesetzlich die Schriftform vorgeschrieben ist. In solchen Fällen ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) zwingend erforderlich, da nur diese die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform ersetzt.
Einfache elektronische Signatur (EES) - einfach erklärt
Digitale Signaturen sind aus der modernen Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Doch nicht jede Unterschrift benötigt höchste Sicherheitsstandards. Die einfache elektronische Signatur (EES) ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte digitale Abwicklung – ideal für Unternehmen, die Effizienz und Flexibilität schätzen. Doch wann ist eine EES ausreichend, und wie kann sie rechtssicher eingesetzt werden? Wir klären auf.