DIE HERAUSFORDERUNG
Durch elektronische Signaturen Papier sparen und Prozesse vereinfachen
Überall Berge an Papier – das kannten die Mitarbeitenden der rund 50 Gesellschaften der BKW Building Solutions nur zu gut. Dabei hatte das Kompetenzfeld der BKW längst erkannt, dass das physische Handling von Dokumenten nicht nur unnötig Zeit frisst, sondern die damit verbundenen Druck- und Scanvorgänge auch die Umwelt und das Portemonnaie belasten. Mit der Einführung der Signatur-Plattform signeer verfolgte die Unternehmensgruppe entsprechend gleich mehrere Ziele auf einmal: Durch weniger physische Dokumente sollten nicht nur die Prozesse schneller abgewickelt und somit die Effizienz gesteigert werden, auch die damit verbundene Nachhaltigkeit und Kostensenkung durch den reduzierten Papierverbrauch stand im Fokus.
DIE LÖSUNG
Sorgfältiger Umstieg auf die digitale Unterschrift
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, entschied sich die BKW Building Solutions für signeer als Standalone-Lösung für elektronische Signaturen. Während die technische Einrichtung der SaaS-Lösung nur wenig Zeit in Anspruch nahm, wurde die Einführung der Signatur-Plattform besonders sorgfältig geplant, um die Mitarbeitenden umfassend mit der neuen Technologie vertraut zu machen. Der Start machte eine interne Mitteilung an die Mitarbeitenden der Unternehmensgruppe, um alle über das neue Tool zu informieren. Anschliessend publizierte die BKW Building Solutions eine Kurzbeschreibung der Lösung im Intranet und führte Schulungen via Microsoft Teams durch. mesoneer begleitete die BKW Building Solutions während der gesamten Einführungsphase, um der Unternehmensgruppe einen möglichst reibungslosen Umstieg auf die digitale Unterschrift zu ermöglichen. Dennoch wurde der Prozess nicht unnötig in die Länge gezogen: «Gemeinsam mit mesoneer konnten wir in kurzer Zeit alle nötigen Punkte zur Einführung abdecken», erklärt Belkis Kassar, ERP & Business-Application-Analystin bei der BKW Building Solutions.
DAS ERGEBNIS
Elektronisch signieren mit Zukunftsaussichten
Der Aufwand für die Rollout-Planung hat sich gelohnt: signeer wurde von den Mitarbeitenden der Unternehmensgruppe gut angenommen. Offerten, Verträge und interne Dokumente werden nun mehrheitlich digital unterschrieben, wobei sowohl die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) als auch die qualifizierte elektronische Signatur (QES) zum Einsatz kommt. «Die Signatur-Plattform ist einfach und nutzerfreundlich, was übrigens einer der Gründe war, weshalb wir uns für signeer entschieden haben», meint Belkis Kassar. Nebst dem attraktiven Preismodell zeichnet sich die digitale Signaturlösung für Kassar aber vor allem durch die kontinuierliche Weiterentwicklung aus: «Wir bei der BKW Building Solutions schätzen es, dass mesoneer weiterhin an der Signatur-Plattform arbeitet und freuen uns schon auf neue Features.»
Vorteile
- Reduktion von Papier schont die Umwelt
- Gute Unterstützung während der Einführung
- Laufende Weiterentwicklung der Plattform
