Davos organisiert Kongresse in Rekordzeit

Ein etabliertes System mit Innovation ablösen

Davos Congress arbeitete mit einem inzwischen technologisch in die Jahre gekommenen System, das noch auf PHP5 und MySQL basierte. Das System bot daher eine eingeschränkte Nutzerfreundlichkeit, besonders bei der Erstellung von Landing Pages. Über Jahre hinweg wurde das System erweitert und individualisiert, was die Komplexität weiter erhöhte. Viele dieser individuellen Funktionen waren für den Betrieb von zentraler Bedeutung, weshalb die Anforderungen an eine neue Lösung hoch waren. Zudem stiess das bisherige System schnell an seine Grenzen und konnte den Anforderungen moderner Arbeitsprozesse nicht mehr gerecht werden.

Ein weiterer limitierender Faktor war die fehlende Automatisierung. Prozesse wie die Buchhaltung und die Rechnungsstellung mussten grösstenteils manuell durchgeführt werden. Gleichzeitig war die Einführung neuer Mitarbeitenden erschwert, da diese mit modernen Systemen aufgewachsen sind und die Einarbeitung in das bisherige Tool oft als mühsam empfanden. Das Ziel war es, eine moderne Applikation zu schaffen, die nicht nur bestehende Prozesse ersetzt, sondern diese optimiert und zukünftige Anforderungen flexibel abdeckt. Gleichzeitig sollte die neue Lösung intuitiv und für neue Nutzende leicht zugänglich sein.

Ein flexibler Ansatz mit Fokus auf Automatisierung und Benutzerfreundlichkeit

Die neue Lösung ist eine moderne und skalierbare Applikation, die speziell auf die Anforderungen von Davos Congress zugeschnitten ist. Sie ermöglicht es, Kongresse effizient zu verwalten, Landing Pages einfach zu erstellen und zu publizieren sowie Buchungsprozesse für Teilnehmende intuitiv zu gestalten. Automatisierungen wie die Anbindung eines Hotelbuchungssystems und die Einführung eines Kongress-Dashboards vereinfachen wiederkehrende Aufgaben und reduzieren den manuellen Aufwand. Zusätzlich werden Buchhaltungsprozesse, einschliesslich der automatisierten Rechnungserstellung, optimiert, um die internen Teams zu entlasten.

Technisch gesehen gewährleistet die Bereitstellung der Lösung auf einer AWS-Produktionsumgebung ein flexibler Ansatz mit Fokus auf Automatisierung und Benutzerfreundlichkeit hohe Performance sowie Skalierung zu Spitzenzeiten. Aufgrund der modernen Applikationsarchitektur können neue Erweiterungen wie ein Raumbuchungs-Tool problemlos integriert werden. Ein besonderer Fokus lag zudem auf der Benutzerfreundlichkeit, um sicherzustellen, dass die Plattform für bestehende und neue Mitarbeitende leicht zugänglich ist und nahtlos in die Arbeitsabläufe integriert werden kann.

Ein zukunftssicheres System mit spürbarem Mehrwert

Die Nutzenden loben die deutlich verbesserte Usability und die moderne, intuitive Oberfläche, die ihren Arbeitsalltag erheblich erleichtert. Besonders die Finanzabteilung und die Kongressadministration profitieren von der optimierten Benutzerführung und den erweiterten Funktionen, die bereits eine spürbare Effizienzsteigerung ermöglichen. Die neue Lösung bildet die Basis für neue Erweiterungen. Dazu gehören beispielsweise Badge Printing, All-Inclusive Pakete, Hotel-Gruppenbuchungen sowie die automatisierte Erstellung von Offerten und Verträgen. Dank der engen und agilen Zusammenarbeit zwischen mesoneer und Davos Congress entstand eine Lösung, die nicht nur aktuelle Herausforderungen löst, sondern auch langfristig neue Möglichkeiten eröffnet und die Position von Davos Congress als führenden Kongressanbieter stärkt.